Szkolenie:
Manager (Pełnomocnik) ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001

Podstawowe cele systemu zarządzania jakością względem, którego wymagania zostały przedstawione w międzynarodowej normie ISO 9001 to zapewnienie zdolności organizacji do stałego dostarczania wyrobów i usług spełniających wymagania Klienta i innych wymagań, w tym mających zastosowanie przepisów prawa oraz zwiększanie zadowolenia Klient poprzez skuteczne stosowanie systemu łącznie z procesami jego doskonalenia i zapewnienia zgodności z wymaganiami względem wyrobów i usług. Cele te będą realizowane, czyli system zarządzania jakością ISO 9001 i jego procesy będą skuteczne, jeśli odpowiednio wszystko zaplanujemy, wdrożymy, będziemy utrzymywali i doskonalili. Wdrażając wymagania normy ISO 9001 w celu ustanowienia systemu zarządzania jakością należy oprzeć go na 3 podstawowych filarach, których celem jest zapewnienie jego odpowiedniej skuteczności:

1. Zasady zarządzania jakością:
   • orientacja na klienta,
   • przywództwo,
   • zaangażowanie ludzi,
   • podejście procesowe,
   • doskonalenie,
   • podejmowanie decyzji nap odstawie dowodów,
   • zarządzanie relacjami (ze stronami zainteresowanymi),
2. podejście procesowe z uwzględnieniem cyklu PDCA (Plan-Do-Check-Act czyli Planuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj),
3. podejście oparte na ryzyku.

Nie należy jednak oczekiwać, że jakiekolwiek działanie, proces czy też cały system zarządzania jakością będą skuteczne (zdolne do osiągania zaplanowanych wyników w tym do realizacji celów jakościowych) czy też zgodne z wymaganiami (np. normy ISO 9001, mających zastosowanie przepisów prawa i innych, wymagań własnych organizacji) jeśli nie zostaną w nich jednoznacznie określone odpowiedzialności i uprawnienia. Jeśli nie wskażemy w ramach regulacji systemowych kto jest za co odpowiedzialny nie możemy oczekiwać, że będzie to realizowane. Z tego też względu w zakresie odpowiedzialności najwyższego kierownictwa leży przydzielenie, zakomunikowanie i zrozumienie ról, odpowiedzialności i uprawnień w organizacji. Dotyczy to zarówno całego systemu zarządzania jakością jak również poszczególnych procesów i działań realizowanych w ramach tych procesów.

W normie ISO 9001 w wersji z roku 2015 po raz pierwszy w odniesieniu do systemu zarządzania jakością zrezygnowano z obowiązku powoływania Pełnomocnika kierownictwa ds. systemu zarządzania jakością ISO 9001 w organizacji. Funkcja ta w zależności od organizacji mogła być określana jako: Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością, Pełnomocnik ds. ISO, Manager ds. Jakości, Specjalista ds. Sytemu ISO 9001, Kierownik Działu Zarządzania Jakością, Dyrektor Departamentu Zarządzania Jakością i na wiele, wiele innych sposobów. Niezależnie od nazwy mogło to być niezależne stanowisko w firmie lub dodatkowa funkcja dla osoby realizującej inne obowiązki zawodowe. Podstawowe obowiązki, odpowiedzialności i uprawnienia Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 związane były z nadzorem nad procesami: planowania, wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania w celu zapewnienia jego zgodności z wymaganiami (w tym wymaganiami ISO 9001) oraz zapewnienia jego skuteczności. Pomimo tego, że wśród wymagań normy ISO 9001:2015 nie ma już jednoznacznego wymagania do powołania Pełnomocnika kierownictwa/Managera ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 to w dalszym jednak ciągu najwyższe kierownictwo musi zapewnić, aby odpowiedzialności i uprawnienia zostały przydzielone, zakomunikowane i zrozumiałe w szczególności w zakresie:

1. zapewnienia zgodności systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy ISO 9001,
2. zapewnienia, aby procesy dostarczały zamierzonych (zaplanowanych) wyników,
3. przedstawiania, szczególnie najwyższemu kierownictwu organizacji, sprawozdań dotyczących wyników funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz przedstawiania szans na doskonalenie,
4. zapewnienie promowania orientacji na klienta w całej organizacji,
5. zapewnienia utrzymywania integralności systemu zarządzania jakością podczas planowania i wdrażania zmian w systemie zarządzania jakością.

Przedstawione powyżej odpowiedzialności i uprawnienia w takiej lub nieznacznie zmienionej formie we wcześniejszych wymaganiach normy ISO 9001 przypisywane były Pełnomocnikowi kierownictwa ds. systemu zarządzania jakością. Zgodnie z aktualnymi wymaganiami nie ma obowiązku powoływania tego typu funkcji jednak obowiązek przydzielenia odpowiedzialności i uprawnień w tym zakresie pozostał. Oznacza to, że jeśli w organizacji nie zostanie powołany Pełnomocnik kierownictwa /Manager ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 to należy rozdzielić te odpowiedzialności i uprawnienia na członków personelu. Znaczną część z tych odpowiedzialności i uprawnień szczególnie na poziomie strategicznym i nadzorczym można przydzielić właścicielom procesów (pod warunkiem, że nie są oni iluzorycznymi właścicielami procesów a rzeczywiście maja wpływ na procesy pozostające pod ich nadzorem). Wynika z tego, że funkcja Managera /Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 nie musi w żadnej organizacji być powoływana do życia. Podobnie zresztą jak ma to miejsce w zakresie wszystkich innych funkcji i stanowisk w firmie. Dla przykładu nie ma potrzeby powoływania działu zakupów jeśli przydzielimy w tym zakresie odpowiedzialności i uprawnienia właścicielom procesów lub kierownikom komórek organizacyjnych. To samo dotyczy praktycznie wszystkich innych obszarów. Zazwyczaj jednak w celu zapewnienia między innymi odpowiedniej zgodności z regulacjami, powtarzalności, skuteczności i efektywności procesów lub obszarów (w zależności od przyjętego podejścia w organizacji) takie stanowiska /funkcje /działy się powołuje. Tak samo wygląda to w przypadku funkcji związanej z nadzorem nad zgodnością i skutecznością Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Pomimo braku formalnego wymagania w normie ISO 9001 odnośnie powołania Pełnomocnika kierownictwa /Managera ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 znaczna część organizacji taką funkcję /stanowisko powołuje w ramach swojej struktury organizacyjnej i przypisuje osobie obejmującej tę funkcję /stanowisko odpowiedni zakres odpowiedzialności i uprawnień. Nie oznacza to w żadnym wypadku, że system zarządzania jakością to sprawa tylko i wyłącznie Pełnomocnika /Managera ds. ISO 9001. Rolą Pełnomocnika /Managera jest nadzorowanie i koordynowanie działań a nie operacyjna działalność związana z realizacją regulacji i celów systemu zarządzania jakością w każdym z realizowanych w organizacji procesów czy też w ramach całego systemu. Celowo w ramach niniejszego opracowania zamiennie używane jest określenie Manager ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 dla określenia: Pełnomocnik. Określenie Manager w znacznie lepszym stopniu oddaje charakter tej funkcji /tego stanowiska niż określenie Pełnomocnik kierownictwa ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001.

Realizowane przez nas szkolenie dla Pełnomocników /Managerów ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 koncentruje się na odpowiedzialnościach i uprawnieniach tej funkcji w ramach poszczególnych etapów cyklu życia systemu zarządzania jakością, którymi są: planowanie, wdrażanie, utrzymywanie i doskonalenie. W trakcie szkolenia uczestnicy zapoznani zostaną z odpowiedzialnościami i uprawnieniami wprost wynikającymi z wymagań normy ISO 9001, a także z tymi, które dodatkowo, często są przypisane Pełnomocnikom /Managerom. Podczas szkolenia przedstawione zostaną w formie studium przypadków najczęściej spotykane problemy, z którymi mają do czynienia Pełnomocnicy /Managerowie ds. ISO 9001 oraz możliwe sposoby ich rozwiązywania. W ramach realizowanych w trakcie szkolenia praktycznych ćwiczeń wyrobione zostaną w uczestnikach umiejętności związane z realizacją podstawowych obowiązków Pełnomocników /Managerów ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001.

Celem niniejszego szkolenia jest przygotowanie jego uczestników do sprawowania funkcji Pełnomocnika /Managera ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 w organizacji, niezależnie od wielkości organizacji i rodzaju jej działalności, dostarczanych wyrobów i usług, procesów, ich złożoności i interakcji pomiędzy nimi, kompetencji osób będących uczestnikami systemu. Na szkoleniu uczestnicy zostaną zapoznani między innymi z zagadnieniami związanymi z:

1. określeniem procesów i ich wzajemnych zależności,
2. określeniem kontekstu oraz zarządzania ryzykiem i szansami,
3. opracowywaniem i nadzorowaniem dokumentacji systemowej, w szczególności zarządzania zmianą,
4. wdrażaniem regulacji systemowych,
5. monitorowaniem, pomiarami oraz analizą i ocenę wyników w zakresie:
   • poszczególnych procesów (kluczowe wskaźniki procesów),
   • zadowolenia Klienta,
   • systemu poprzez:
     1. planowanie i nadzorowanie realizacji programu auditów wewnętrznych,
     2. planowanie i realizowanie przeglądu zarządzania przez kierownictwo,
6. nadzorowaniem niezgodności i działań korygujących,
7. ciągłym doskonaleniem i innymi.

Dzięki bezpośredniemu kontaktowi z prowadzącym szkolenie, w tym poprzez realizacją szkolenia dla małych grup uczestników, udział w szkoleniu zapewni możliwość uzyskania odpowiedzi na nurtujące uczestników pytania i rozwiązanie problemów dotyczących systemów zarządzania jakością ISO 9001, z którymi przyszli na szkolenie.

Szkolenie dla Pełnomocników /Managerów ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 prowadzone jest przez wieloletnich praktyków, którzy swoje doświadczenie zdobywali w ramach swoich obowiązków zawodowych realizowanych w roli: Pełnomocników /Managerów ds. ISO 9001, konsultantów zewnętrznych wdrażających i doskonalących systemy zarządzania jakością oraz audytorów zewnętrznych w tym audytorów wiodących przeprowadzających audity w ramach procesu certyfikacji z ramienia różnych jednostek certyfikujących. Umiejętność podejścia do zagadnień związanych z nadzorowaniem zgodności i skuteczności systemu zarządzania jakością ISO 9001 z różnych perspektyw powoduje, że z naszego szkolenia uczestnicy wynoszą znaczną wartość dodaną w formie szeregu rozwiązań, narzędzi /metod i możliwości niezależnie od tego czy są już obecnie pełniącymi funkcję Pełnomocnika /Managera ds. systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 czy też są dopiero kandydatami na objęcie tego typu stanowiska /funkcji.

Serdecznie zapraszamy do udziału w naszym szkoleniu dla Pełnomocników /Managerów ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001.