Szkolenie:
Manager (Pełnomocnik) ds. Systemu Zarządzania

Pełnomocnik Kierownictwa (Manager) ds. Systemu Zarządzania to rola, którą jeszcze niedawno, każda organizacja, która wdrażała system zarządzania musiała powołać i utrzymywać, niezależnie od tego jakiej dziedziny zarządzania ten system dotyczył. Powołanie roli Pełnomocnika (Managera) ds. Systemu Zarządzania mogło mieć formę utworzenia nowego stanowiska lub, co miało znacznie częściej miejsce, formę przypisania dodatkowej funkcji osobie, która piastowała w organizacji inne stanowisko. Im większa i bardziej złożona była organizacja i/lub jej system zarządzania tym bardziej skłaniała się do tego, aby było to niezależne stanowisko, a osoba, która je obejmowała nie miała żadnych innych obciążeń zawodowych. W szczególnie dużych i złożonych organizacjach i/lub systemach rolę nadzorczą w systemie pełniła nie jedna osoba, a powoływany do tego celu dział.

Obecnie, pomimo że w normach określających wymagania dla systemów zarządzania zgodnych z nową, przyjętą przez ISO, strukturą rozdziałów i wymagań nie ma już jednoznacznego wymagania powoływania roli Pełnomocnika Kierownictwa (Managera) ds. Systemu Zarządzania, większość organizacji pozostawiła tę rolę, a te które dopiero przystępują do wdrażania systemów zarządzania postawiły na jej powołanie. Ma to miejsce ze względu na fakt, że w przypadku nie powołania tej roli przypisane jej wcześniej odpowiedzialności i uprawnienia związane czy to z wdrażaniem czy też późniejszym utrzymywaniem, nadzorowaniem i doskonaleniem systemów zarządzania należało by rozdysponować po innych członkach personelu, w szczególności ze względu na ich charakter po przedstawicielach kadry kierowniczej. Ze względu na podstawowe obowiązki i odpowiedzialności przedstawicieli kadry kierowniczej dodatkowy zakres mógłby być dla nich znacznym obciążeniem. Z tego względu pomimo braku jednoznacznego wymagania w dalszym ciągu w organizacjach funkcjonuje funkcja lub stanowisko Pełnomocnika Kierownictwa (Managera) ds. Systemu Zarządzania, niezależnie od tego jak ta funkcja czy stanowisko w danej organizacji się nazywa.

Pełnomocnik Kierownictwa (Manager) ds. Systemu Zarządzania pełni w organizacji względem systemu zarządzania głównie rolę nadzorczą nad systemem, rolę koordynatora systemu i działań realizowanych w ramach tego systemu oraz doradczą dla członków kierownictwa na poszczególnych szczeblach struktury organizacyjnej.

Do podstawowych obowiązków Pełnomocnika Kierownictwa (Managera) ds. Systemu Zarządzania, niezależnie od dziedziny, której dotyczy dany system zarządzania, należą:

• nadzór nad zapewnieniem zgodności systemu zarządzania z wymaganiami danej normy (lub danych norm),
• przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań (lub nadzór nad tym) w zakresie efektów działania danego systemu zarządzania,
• inne uzależnione od rodzaju systemu.

Poza wskazanym wyżej zakresem wynikającym z wymagań normy, Pełnomocnikowi Kierownictwa (Managerowi) ds. Systemu Zarządzania przypisywane są często zadania i odpowiedzialności tj.:

• nadzór nad planowaniem i wdrażaniem zamian w systemie zarządzania,
• planowanie oraz opcjonalnie realizacja szkolenia dla pracowników z zakresu systemu zarządzania,
• organizacja pracy zespołu odpowiedzialnego za określenie i nadzorowanie aktualności kontekstu organizacji,
• organizacja pracy zespołu odpowiedzialnego za określenie i nadzorowanie aktualności dotyczących ryzyka i szans oraz działań z nimi związanych,
• organizacja komunikacji wewnętrznej dla pracowników organizacji w zakresie Systemu Zarządzania oraz wyników jego funkcjonowania,
• organizacja komunikacji zewnętrznej w zakresie Systemu Zarządzania oraz wyników jego funkcjonowania,
• planowanie i nadzorowanie audytów wewnętrznych,
• nadzorowanie realizacji działań korygujących oraz doskonalących,
• opracowywanie dokumentacji systemowej lub wsparcie merytoryczne dla osób odpowiedzialnych za opracowanie dokumentacji,
• nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania,
• zapewnienie dostępności aktualnej dokumentacji systemowej dla zainteresowanych (pracowników, których dany dokument dotyczy),
• okresowe przeglądy dokumentów systemowych wraz z odpowiedzialnymi za nie w celu zapewnienia ich stałej aktualności, przydatności i adekwatności,
• przygotowanie oraz kompletowanie danych niezbędnych do przeprowadzenia przeglądu SZ przez kierownictwo,
• dokumentowanie wyników przeglądu zarządzania przeprowadzanego przez kierownictwo,
• komunikowanie uprawnionym przez kierownictwo osobom wyników i ustaleń z przeglądu SZ przeprowadzanego przez kierownictwo,
• redagowanie lub weryfikowanie informacji przekazywanych na zewnątrz organizacji dotyczących Systemu Zarządzania,
• organizacja wewnętrzna w zakresie audytów zewnętrznych realizowanych przez jednostkę certyfikującą.

W celu umożliwiania skutecznej realizacji przypisanych obowiązków wyżej wskazanemu zakresowi towarzyszą odpowiednie uprawnienia. Mogą to być między innymi:

• przydzielanie pracownikom organizacji zadań związanych z wdrażaniem, funkcjonowaniem i ciągłym doskonaleniem SZ,
• zarządzanie pracą zespołu odpowiedzialnego za określenie i aktualizację informacji dotyczących kontekstu organizacji oraz dotyczących ryzyka i możliwości.
• wnioskowanie do kierownictwa o szkolenia zewnętrzne dla pracowników z zakresu SZ,
• powoływanie Auditorów wewnętrznych oraz zapewnienie im niezbędnych kompetencji,
• inicjowanie i koordynowanie audytów wewnętrznych, w tym audytów u dostawców,
• >weryfikacja projektów dokumentów Systemu Zarządzania oraz przedstawianie ich kierownictwu do zatwierdzenia,
• dostęp do danych i informacji z zakresu poszczególnych realizowanych w organizacji procesów,
• inicjowanie przeglądu zarządzania przeprowadzanego przez kierownictwo,
• pozyskiwanie danych z poszczególnych obszarów i procesów dotyczących systemu zarządzania i jego funkcjonowania, w tym tych niezbędnych do skompletowania danych na przegląd zarządzania przeprowadzany przez kierownictwo,
• udział w przeglądzie zarządzania przeprowadzanym przez kierownictwo.

Jak widać z powyższych wykazów mogą one być dosyć obszerne (powyżej i tak nie zostały przedstawione wszystkie możliwe i stosowane w organizacjach zadania, odpowiedzialności i uprawnienia dla Pełnomocników Kierownictwa (Managerów) ds. Systemu Zarządzania). Oznacza to, że osoba, której zostanie przypisana ta funkcja lub która obejmie to stanowisko musi posiadać odpowiednią wiedzę, która umożliwi jej realizację powierzonych jej zadań i obowiązków. Bez zapewnienie tej osobie wiedzy i umiejętności nie należy oczekiwać, że weźmie ona na swoje barki te zadania i obowiązki.

Celem naszego szkolenia dla Pełnomocników (Managerów) ds. Systemu Zarządzania jest zapewnienie wiedzy i umiejętności uczestnikom szkolenia w celu umożliwienia im skutecznego sprawowania powierzonych im zadań i obowiązków związanych z nadzorowaniem i doskonaleniem systemu zarządzania. Szkolenie nie jest ukierunkowane na żaden konkretny system zarządzania. Mogą wziąć w nim udział uczestnicy zainteresowani pełnieniem tej funkcji w każdym z systemów zarządzania, niezależnie od tego czy dziedziną tego zarządzania będzie jakość, środowiskowe efekty działalności, energia, BHP, bezpieczeństwo informacji, bezpieczeństwo żywności itp. Formuła szkolenia została tak określona i szkolenie jest tak przeprowadzane, aby jego uczestnicy potrafili odnaleźć się w każdym systemie i z powodzeniem, po krótkim wdrożeniu w ten system, mogli realizować swoje obowiązki.

Szkolenie przeznaczone jest zarazem dla obecnych już Pełnomocników (Managerów) ds. Systemów Zarządzania, którzy chcą utrwalić i usystematyzować swoją wiedzę i umiejętności oraz tych, którzy są kandydatami do pełnienia tej funkcji lub chcą swoje przyszłe życie zawodowe związać właśnie z nadzorowaniem systemów zarządzania w organizacjach.

W ramach szkolenia uczestnicy po przedstawieniu podstaw i idei systemów zarządzani zostaną zapoznani z obowiązkami i zadaniami Pełnomocników (Managerów) ds. Systemów Zarządzania, które związane są z poszczególnymi etapami cyklu życia systemu: jego planowaniem, wdrażaniem, nadzorem i funkcjonowaniem (w tym działaniami weryfikacyjnymi i zarządzaniem zmianą) oraz jego doskonaleniem. W trakcie szkolenia dla Pełnomocników (Managerów) ds. Systemów Zarządzania, uczestnikom przekazana zostanie niezbędna wiedza do objęcia i piastowania tej funkcji w organizacjach, niezależnie od ich wielkości, złożoności, działalności, realizowanych procesów oraz rodzaju systemu zarządzania. Wiedza teoretyczna przekazywana będzie w formie wykładu, a przede wszystkim za pomocą omawianych studium przypadków. Wiedza ta będzie utrwalana za pomocą szerokiego spektrum ćwiczeń praktycznych związanych z realizacją podstawowych obowiązków Pełnomocnika (Managera) w ramach Systemu Zarządzania.

Szkolenie prowadzone jest przez trenerów posiadających poza teoretycznymi podstawami, kilkunastoletnie doświadczenie w zakresie systemów zarządzania. Doświadczenie, które zdobywali piastując funkcje Pełnomocników Kierownictwa (Managerów) ds. Systemów Zarządzania. Dodatkowy atutem trenerów jest fakt, że są oni obecnie czynnymi auditorami wiodącymi różnych jednostek certyfikujących. Zdobywane w ten sposób doświadczenie pozwala na przedstawienie uczestnikom wiedzy i przeprowadzeniu dla nich analizy przypadków z punktu widzenia osoby dokonującej zewnętrznej oceny systemów. To pozwala trenerowi na przedstawienie podczas szkolenia Pełnomocnikom (Managerom) ds. Systemów Zarządzania najczęściej popełnianych błędów, czego celem jest ich uniknięcie przez uczestników w ich przyszłym życiu zawodowym.

Serdecznie zapraszamy na szkolenie wszystkich zainteresowanych tematyką systemów zarządzania przedstawioną z perspektywy zadań, obowiązków i uprawnień Pełnomocnika Kierownictwa (Managera) ds. Systemu Zarządzania.