Szkolenie:
Auditowanie Systemów Zarządzania wg wytycznych ISO 19011 – warsztaty doskonalące

Zgodnie z definicją przedstawioną w normie ISO 19011 oraz normach związanych z systemami zarządzania audit to: systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania obiektywnego dowodu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. Audit może być audytem wewnętrznym (pierwszej strony), audytem zewnętrznym (strony drugiej – np. audit dostawcy realizowany przez klienta danej organizacji lub strony trzeciej np. audit certyfikujący).

Narzędziami wykorzystywanymi w ramach funkcjonujących systemów zarządzania są audity pierwszej i drugiej strony, czyli audity wewnętrzne oraz audity realizowane u dostawców (w szczególności, jeśli istotny element /proces systemu zarządzania zlecany jest na zewnątrz). Audit realizowany w ramach procesu certyfikacji przez jednostkę certyfikującą nie jest częścią systemu, a oceną tego systemu (jego zgodności i skuteczności) przez w pełni niezależny podmiot.

W ramach systemu audit przeprowadza się w celu oceny skuteczności danego systemu zarządzania, identyfikacji ryzyk i określenia spełnienia wymagań. W celu zapewnienia skuteczności auditów należy zebrać dowody materialne (udokumentowane informacje, zapisy i dokumenty, dokumentacja fotograficzna) i niematerialne (uzyskane w wyniku obserwacji własnych lub w ramach wywiadu z auditowanymi). Działania poauditowe są podejmowane w celu korygowania i doskonalenia systemu i jego procesów (w tym poprzez działania korygujące), na podstawie analizy i oceny zebranych dowodów. Uzyskiwana w trakcie auditów wiedza może prowadzić do innowacji, podnosząc efekty działań systemu zarządzania na wyższe poziomy.

Dodatkowo audity mogą być realizowane jako audit połączony, czyli audit dwóch lub więcej systemów zarządzania przeprowadzany jednocześnie w ramach danego zakresu (procesu, obszaru, systemu).

Ze względu na wagę procesu auditu wewnętrznego w systemie zarządzania, stawiane przed nim wymagania w normach określających wymagania dotyczące systemów zarządzania i wytyczne przedstawione w normie ISO 19011 należy zapewnić, że proces ten będzie realizowany przez kompetentnych i niezależnych auditorów wewnętrznych. Auditorami mogą być zarówno zatrudnieni do tego celu specjaliści z zewnątrz (audit wewnętrzny jako proces zlecony na zewnątrz) jak również pracownicy danej organizacji. W przypadku pracowników własnych, organizacja musi zapewnić, że:

1. auditorzy wewnętrzni będą zdolni do obiektywnej i niezależnej oceny tzn.:
   • auditor nie będzie auditował własnej pracy (w takim przypadku ciężko jest o zapewnienie obiektywnej i uczciwej oceny),
   • auditor nie będzie auditował bezpośrednich podwładnych (taki audit ma znamiona kontroli),
   • auditor nie będzie auditował bezpośrednich przełożonych (w tym przypadku ciężko o zachowanie niezależnej oceny – co w sposób świadomy lub podświadomy ma wpływ na ocenę wyników). Sytuacja ta nie dotyczy oczywiście auditów w obszarze odpowiedzialności najwyższego kierownictwa. Audit taki musi być przeprowadzany i może być przeprowadzany przez auditorów własnych organizacji. Należy dołożyć jednak wszelkich starań w celu zapewnienia odpowiedniej świadomości zarówno auditora, jak również kierownictwa, będącego w tym przypadku stroną auditowaną, odnośnie wagi i celów auditu wewnętrznego,
2. auditorzy wewnętrzni będą posiadali odpowiednie kompetencje osobowe, czyli wykształcenie i doświadczenie.

W normie ISO 19011 określono zalecenia odnośnie wiedzy i umiejętności auditorów. Należy zwrócić uwagę na fakt, że przedstawione w tej normie informacje są wytycznymi, a nie wymaganiami, które organizacje muszą obowiązkowo spełnić w ramach swoich systemów zarządzania. Norma ISO 19011 zawiera wymagania ogólne odnośnie auditowania i jest wykorzystywana przez akredytowane jednostki certyfikujące do kwalifikowania i oceniania auditorów w tym auditorów wiodących realizujących audit w ramach procesu certyfikacji.

Wskazane jest jednak w celu zapewnienia odpowiedniej jakości auditów wewnętrznych, aby auditorzy wewnętrzni mieli wiedzę i umiejętności w następujących obszarach:

1. zasady, procedury i metody auditu,
2. system zarządzania i dokumenty odniesienia,
3. kontekst organizacji,
4. mające zastosowanie wymagania prawne i inne do których spełnienia organizacja jest zobowiązana.

W przypadku 3 ostatnich punktów są to obszary, które są w pełni uzależnione od organizacji, jej wielkości, złożoności, charakteru, realizowanej działalności i procesów, przyjętych i wdrożonych regulacji systemowych, itp. Auditorzy wewnętrzni przeprowadzają audity wewnętrzne, w których głównymi kryteriami auditu są regulacje wewnętrzne. Oczywiście kryteriami auditu są również normy będące podstawą danego systemu zarządzania i bezdyskusyjnym pozostaje fakt, że auditorzy wewnętrzni powinni przynajmniej umieć bez problemowo poruszać się po tych normach. Ze względu jednak na ogólność przedstawionych w normach wymagań to właśnie regulacje wewnętrzne będące transpozycją wymagań danej normy do systemu zarządzania danej organizacji stanowią podstawowe kryterium auditu w ramach przeprowadzanych auditów wewnętrznych. Wiedzę z tego zakresu auditorzy wewnętrzni zdobywają w ramach szkoleń wewnętrznych oraz w ramach nabywanego doświadczenia zawodowego w danej organizacji.

Wiedza i umiejętności przedstawione w punkcie 1 czyli z zakresu zasad, procedur i metod auditu są jednak uniwersalne, uniezależnione od rodzaju systemu zarządzania. W szczegółach te zasady, procedury i metody auditu mogą różnić się pomiędzy organizacjami, ze względu na przyjęte regulacje jednak będą to tylko różnice na poziomie operacyjnym. Dotyczyć mogą tego jak wygląda plan czy raport z auditu, czy wymagane jest stosowanie listy kontrolnej w danej firmie czy też nie, czy niezgodności są stopniowane (duże i małe, krytyczne i zwykłe) czy też nie, czy raport z auditu musi zostać opracowany w trakcie danego auditu czy też auditor ma kilka dni po zakończeniu auditu na jego opracowanie itp. Ogólne zasady, procedury i metody są niezależne zarówno od rodzaju systemu jak i od charakteru organizacji. Z tego też względu niniejsze szkolenie zostało tak przygotowane, aby zapewnić kandydatom na auditorów wewnętrznych odpowiednią wiedzę i umiejętności, niezależnie od tego w jaki organizacjach będą przeprowadzali audity wewnętrzne oraz niezależnie od tego jakie systemy zarządzania będą auditowali.

Celem niniejszego szkolenia jest zapewnienie wiedzy i umiejętności kandydatom na auditorów wewnętrznych niezależnie od tego jakiego rodzaju system zarządzania będą w przyszłości auditowali. Z tego względu szkolenie nie jest ukierunkowane na żaden konkretny system zarządzania. Przykłady w ramach omawianych studium przypadków oraz ćwiczenia praktyczne dotyczyć będą różnych dziedzin zarządzania. Celem szkolenia jest wyrobienie ogólnych umiejętności auditowania, które to uczestnicy będą potrafili wykorzystać w swoim życiu zawodowym niezależnie od tego, który z systemów zarządzani lub jaką dziedzinę zarządzania będą auditowali.

W ramach szkolenia kandydaci na auditorów wewnętrznych systemu zarządzania zostaną zapoznani z zasadami planowania, przeprowadzania, dokumentowania auditów oraz oceny przyjętych działań poauditowych (korekcyjnych i korygujących). Szkolenie bazuje na wytycznych aktualnej wersji normy ISO 19011. Kandydaci poznają przedstawione w tej normie zasady, procedury i metody auditu, które mają lub mogą mieć zastosowanie do auditów wewnętrznych oraz auditów drugiej strony (auditów dostawców).

W ramach planowania auditu wewnętrznego kandydaci na auditorów wewnętrznych poznają zasady przygotowywania planów auditów (co ma zastosowanie w przypadku złożonych auditów (auditów połączonych, kompleksowych auditów systemów zarządzania, auditów złożonych procesów)) oraz przygotowywania się do auditów. Przedstawione zostaną korzyści i zasady przygotowywania i stosowania list kontrolnych w ramach auditów wewnętrznych i ich wykorzystywania podczas auditu do prowadzenia notatek (dokumentowania dowodów z auditu).

W zakresie realizacji auditu uczestnicy poznają zasady dotyczące prowadzenia spotkań otwierających i zamykających (podsumowujących). Nabędą istotnych umiejętności w zakresie prowadzenia auditu, zadawania pytań, zbierania dowodów z auditu i ich obiektywnej oceny oraz identyfikowania i dokumentowania niezgodności i możliwości do doskonalenia (zagrożeń oraz innowacji procesowych). Uczestnicy dzięki ćwiczeniom nabędą umiejętności dokumentowania wyników auditu w szczególności w zakresie ich precyzyjnego określania względem celów auditu.

Dodatkowym blokiem szkoleniowym jest blok dotyczący działań poauditowych czyli działań korekcyjnych, korygujących oraz doskonalących. Planowanie, uruchamianie i realizacja tych działań nie jest w żadnym przypadku rolą auditora wewnętrznego. W ramach szkolenia zagadnienia w tym zakresie przedstawiane będą w celu wyrobienia umiejętności oceny tych działań przez auditorów wewnętrznych dla zapewnienia ich odpowiedniej skuteczności.

W trakcie całego szkolenia uczestnicy mają możliwość zadawania pytań prowadzącemu co ma na celu rozwianie ich wątpliwości, z którymi spotkali się lub z którymi mogą się spotkać w trakcie pracy zawodowej. Prowadzącymi szkolenie są czynni auditorzy przeprowadzający zarówno audity wewnętrzne (na zlecenie organizacji – proces auditu zlecony na zewnątrz) jak również posiadający wieloletnie doświadczenie zawodowe jako auditorzy wiodący różnych renomowanych jednostek certyfikujących. To właśnie ich wiedza i doświadczenie mają na celu zapewnienie w pełni profesjonalnego szkolenia zarówno dla kandydatów na nowych auditorów wewnętrznych jak również dla osób, które pragną utrwalić i/lub odświeżyć swoją wiedzę i umiejętności z zakresu audytowania systemów zarządzania lub zdobyć wiedzę w zakresie wytycznych aktualnego wydania normy ISO 19011.

Serdecznie zapraszamy do udziału w naszym szkoleniu dla auditorów wewnętrznych systemu zarządzania opartym na wytycznych aktualnego wydania normy ISO 19011.